はじめに
こんにちは。
今日は、「新社会人にアドバイスする、「働き方改革」の実態と働き方のコツ」についてです。
すべてのスタートととなる4月も目前ですね。生まれ変わった自分になるためにはもってこいの時期です。特に、今年大学や短大、専門学校を卒業された方は、いよいよ社会人1年生となります。新しい世界に踏み出すわけですので、その分期待と不安が入り乱れた状態だと思います。目下、「働き方改革」が施行され、正直な実感として従来より働くのが難しい時代となりました。以下、各項目で詳述していますが、私の場合、以前の仕事量を以前の3時間程度少ない時間で処理しなければならなくなりました。見切り発車な政府の決定に、相変わらず現場は慌てふためく状態となっていますが、なってしまったものは仕方がありません。不平不満をこぼして従来より仕事の質を落としてしまうのでは成長がありません。本日は、社会人15年生の私から、ささやかながら仕事を効率化するためのアドバイスを３つさせていただきます。本当はもっと書きたかったのですが、３つだけでかなりの量になりましたので、後日また続編を書きたいと思います。
タニタの働き方革命
チェックボックス
社会人になるにあたって、手帳やメモ帳、iPadなどのタブレット、またはコンバーチブルのモバイルPC(＝タブレットにもなる軽量のノートPC)のいずれかは必ず用意しましょう。スマホ全盛の時代を育ってきたみなさんですので、スマホではダメなのか？と思われるかもしれません。私はスマホでメモを取ることに何の反感もありませんが、あと5年ほど待った方が無難でしょう。なぜなら、みなさんの上司や顧客には年配の方が少なからずいるわけで、人の話を聞きながらスマホを操作することに良い印象を持たない人が大勢いるからです。「いまの若い奴らは」と言いたくなるのが世の常です。1年目から嫌われる必要はありません。嫌われて何も教えてもらえなかったり、重要なポジションを与えられなくなるのではつまりません。「スマホでメモ」は極力避けましょう。ジブリ映画「借りぐらしのアリエッティ」のお父さんが言っていましたが、「挑まなくてもいい危険というものもある」のです。笑
本題に戻りますが、メモを取るのは当たり前ですが、しばしばメモを取っただけで満足して、メモの内容を失念する人がいます。それでは上司や同僚、顧客から信用を得ることはできません。そこで、メモを取ったら、その項目の文頭にチェックボックス(□)をつけるのです。
□ 鈴木部長に〇〇についての書類提出
☑ 田中専務に〇〇の件で連絡
その任務が終わったらチェックをつけます。こうすることで、自分の任務のやり残しを防ぐのです。社会人の忙しさは学生の比ではありません。予想もしていない事態に陥ったり、急に大量の仕事が降ってきたりします。そのため、それ以前のことがおざなりになる可能性がありますので、メモは毎日見返すようにして、優先順位をつけて処理するようにしてください。
タブレットなどをメモ代わりにしている人は、待ち受け画面を何色かに分割します。そして、例えば、
・赤のゾーン＝至急
→納期(提出)が迫っているタスク。または、ディレイの状態にある(納期に間に合っていない)タスク。
・青のゾーン＝通常
→納期まで余裕があるタスク。
・緑のゾーン＝完了
→処理済みのタスク。
などのように、フォルダを分けて置くのも効果的です。こうすることによって、締切に遅れるという、社会人にはあってはならない事態を防止することができます。
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制限時間を設ける
学生の方には耳慣れない言葉かもしれませんが、時代は「働き方改革」に突入しました。その結果、残業がかなり制限されていますし、有給休暇をきちんと消化しなければならなくなりました。これを知って喜んだ学生もいると思いますが、裏を返せば、定時に帰らなければならないので、それまでに仕事を終わらせなければならないということです。また、年次で一定の有給休暇を消費しなければなりませんが、仕事の量が減るわけではありません。結局は家に仕事を持ち帰ることも頻繁に起きます。
私は教員をしていますが、従来は6時45分には出勤して、その日のホームルームや生徒対応の準備をしていました。そして、授業をこなし、下校時間までは生徒対応と校務の処理に時間を費やし、それ以降は授業の準備をして大体21時以降に退勤するというような生活をしていました。
しかし、働き方改革後は、7時30分からでないと学校に入れなくなりましたので、その時間ちょうどに出勤し、その日の準備をします。そして下校時間までは生徒対応や校務をこなしてすぐに閉門になるので、仕事を抱えて帰宅せざるを得なくなりました。結果、それまで学校で行っていた授業準備は帰宅後、22時まで行うのが私の日課となりました。晩ご飯を食べると眠くなって仕事にならないので、仕事が終わるまで食事は摂りませんでした。働き方改革が実施されようが、生徒対応の時間を減らすわけにはいきませんし、校務もまた然りです。これは教員に限った話ではないと思います。そのため、いかに効率的に、いかにスピーディーに仕事を行うかということが求められるのです。
これは私の行っていることですが、簡単な作業であれ、重いタスクであれ、そのタスクを処理するために必要な時間を考慮した上で「制限時間」を必ず設けます。そして、その制限時間内に仕事を終わらせるように集中して作業に入り込みます。意外にやらない人が多いのですが、これをすることによって漫然と仕事をすることがなくなるので無駄な時間が省かれますし、何よりも効率的なタスク処理のスキルが身につきます。時間が限られるからと言って中途半端な仕事はしたくないので、働き方改革後に従来通りのクオリティを確保するためには、限られた時間をいかに内容の濃いものに変えていくかが勝負だと思います。結果として、私のクラスは生徒の成長を示すルーブリックアンケートで優秀なスコアを出して職員会議で賞賛されましたし、学力上位のクラスよりも高い進学実績を残しました。効果的な方法だと思いますので、ぜひとも試してみてください。
書類はすべてPDF化してクラウドに保存
「机が汚い人間は仕事が出来ない」とよく言われます。これは、単に書類を整理をできないから仕事が出来ないと言っているわけではなく、あらゆる面においてタスクマネジメントが下手だと言っているのです。ただ、それを口にする人間に限って、仕事をしていない、あるいは何事もそつなくこなすけど仕事の中身がスカスカだったりします。しかし、この言い古された言葉はある意味間違ってはいません。学生時代も、学校では多くの書類やプリントを配られたと思いますが、一か月もすれば膨大な量になって、どこになんの資料があるか分からなくなったという経験があると思います。社会人ともなれば、保持する資料はもっと膨大な量になると思います。
私の場合、毎回資料を探す自分が嫌になり、数年前からはすぐに資料をプリンタでスキャン、もしくはiPadのカメラでPDF化するようになりました。そして、ファイルごとにタイトルをつけて分類し、クラウドに保存します。そうすれば、クラウド内検索で一発で資料を探し出せますし、印刷すれば紙媒体の資料に蘇ります。私はもともとMicrosoftのクラウドサービス「one drive」を使用していたので、このone driveでプライベートからオフィシャルまで全資料を一括管理しています。もちろん、家でも職場でも全資料を閲覧、ダウンロードすることが可能です。月々1000円ほどで1TBまで資料が保存できるので、たとえ10年働いたとしても容量が足りなくなることはないと思います。Power Pointの資料がかさむと足りなくなることもあるかもしれませんが。笑
断っておきますが、職場外秘資料は職場のPCにのみ保存しましょうね。
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まとめ
最初の1年は過酷です。厚生労働省の統計では、新規学卒者(新たに各種学校を卒業した人)の3年以内の離職率は概ね3割で、1年目の離職率が毎年最も高いという結果が出ています。理想と現実は異なりますからね。そのため、新社会人にはこれから試練の日々となりますが、ぜひ上記の項目を試してみてください。きっと少しは仕事がやりやすいものになると思います。
頑張れ、フレッシュマン！！
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